Waar let je op als je bedrijfsprinters koopt of least?

Er zijn tal van bedrijfsprinters van verschillende merken en met diverse functionaliteiten. Als je op zoek bent naar een printer voor je bedrijf, dan zijn een aantal zaken belangrijk om te weten. Wil je alleen printen of wil je meer functionaliteiten? Denk bijvoorbeeld aan kopiëren en scannen of scannen naar mail. Moet de printer kunnen printen in zwart-wit of ook kleur en vergeet niet op welk formaat papier je wilt gaan printen. Is dit alleen op A4 of wil je ook op A3 kunnen printen? En hoeveel en hoe vaak ga je printen? Dit zijn nogal wat vragen. Hieronder lees je een aantal praktische punten waar je op moet letten.

 

Maak je al gebruik van bedrijfsprinter?

Als je al gebruik maakt van één bedrijfsprinter of meerdere bedrijfsprinters binnen je organisatie dan is er vast een contract getekend met een printer leverancier in het verleden. Controleer de duur van het contract en hoelang je hieraan vast zit en of er voorwaarden van toepassing zijn. Ben je nog tevreden over je huidige leverancier of wil je gaan vergelijken met een andere partij? Het kan nooit kwaad om advies te vragen en de mogelijkheden te bespreken met je huidige of nieuwe leverancier. Zorg er wel voordat je in gesprek gaat je huidige situatie inzichtelijk maakt wat je eventueel graag anders of verbeterd zou willen zien.

Van kleine printers tot multifunctionele bedrijfsprinters

Bij het kiezen tussen een kleine (simpele) kantoorprinter of een multifunctional (MFP) met allerlei toeters en bellen, geeft de grootte van je bedrijf en het type bedrijf uiteindelijk de doorslag. Heb je bijvoorbeeld te maken met het verwerken van contracten en beheren van belangrijke documenten en worden deze nog vaak geprint? Denk dan eens na over hoe je deze processen kunt automatiseren en digitaliseren. Daarnaast hoe groter je bedrijf is, hoe belangrijker het is om dergelijke documentprocessen op orde te hebben. Wellicht is het dan interessant om eens te kijken naar multifunctionals met uitgebreide functionaliteiten die de digitale documentverwerking en eventueel koppelingen met documentbeheersystemen mogelijk maken.

Een kleine kantoorprinter voldoet prima als je geen behoefte hebt aan uitgebreide functionaliteiten en alleen wilt printen. Dit kan de juiste keuze zijn voor kleinere bedrijven. Dit kost vele malen minder dan wanneer je een groter apparaat met uitgebreide functies zou aanschaffen.

Leasen versus kopen

Worden er binnen jouw organisatie veel prints gemaakt en moeten er regelmatig nieuwe toners ingekocht worden? Dan is een bedrijfsprinter leasen inclusief automatische tonerlevering en onderhoud misschien een goede optie.

Als je ervoor kiest om een bedrijfsprinter te leasen is het zeker het overwegen waard om gebruik te maken van de managed print services. Automatiseer taken zoals het bestellen van toners, doorgeven van tellerstanden en het melden van onderhoud. Daarnaast  kunnen vaak ervaren support medewerkers op afstand meekijken en ingrijpen als er iets fout gaat.

Wil je graag zelf in control zijn en heb je geen behoefte aan extra service? Overweeg dan om een bedrijfsprinter te kopen.

Vergelijk en lees reviews

Vergelijk ook naast printsnelheid en kwaliteit van de verschillende merken ook andere specificaties van een bedrijfsprinter. Dergelijke vergelijkingssites bieden vaak een overzicht van wat een bedrijfsprinter kan. Tot slot, lees reviews van onafhankelijke gebruikers. Hiermee krijg je beter beeld van wat een bedrijfsprinter kan.

Succes!

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *