Het organiseren van een congres kan erg lastig zijn. Er zijn een hoop keuzes te maken op dit gebied. Het begint uiteraard allemaal bij het vinden van een geschikte locatie. Je moet hier dan ook weer op een hoop zaken letten. Hoeveel bezoekers komen er? Is de locatie goed bereikbaar? Etc. In dit artikel geven we je tips voor het vinden van de juiste congreslocatie.
Stem af op het thema
Een goede venue kan bijdragen aan het naar boven brengen van het thema van een congres. Heb je bijvoorbeeld een sportief thema en bevind je doelgroep zich in de buurt van Rotterdam? Een standaard zaaltje voldoet hier wellicht, maar je kan hier ook out of the box denken. In dit geval is De Kuip misschien wel de ideale congreslocatie in Rotterdam. Uiteraard is er zo voor ieder thema wel een geschikte locatie te vinden. Bij een zomers thema zou je bijvoorbeeld kunnen kiezen voor een locatie aan het strand.
Houd rekening met je doelgroep
We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: je doelgroep moet altijd centraal staan bij het organiseren van events. Zo ook bij congressen. Uiteraard is de grootte van de groep een belangrijke factor: een te kleine congreslocatie kan leiden tot erg veel ergernis. Een te grote locatie is aan de andere kant vaak onnodig duur. Ook de behoefte van de doelgroep is van belang: reizen ze veelal met het openbaar vervoer, zorg dan dat er een bus- of treinstation in de buurt is. Reist je doelgroep vooral met de auto? Zorg dan voor voldoende parkeergelegenheid.
Houd rekening met de duur van het congres
Ook de duur van het congres zou invloed moeten hebben op de keuze voor de locatie. Vaak wordt bij de congreslocatie zelf meegedacht over catering of een eventuele overnachting van gasten. Wanneer hier niet veel mogelijk is, dan is een andere locatie wellicht beter voor langdurigere congressen.
