Integendeel, iedereen moet zich comfortabel voelen op de plek die jij uitkiest om te gaan vergaderen. De ideale locatie moet dan ook met zorg worden uitgekozen.
Want de plaats waar jullie met elkaar om de tafel gaan moet alles hebben wat jullie collectieve hartje begeert. Wat dat precies is? Sorry, daar kennen we jullie niet goed genoeg voor. Daar zullen jullie gezamenlijk uit moeten komen. En zodra jullie het weten, komt de zoektocht. Hebben jullie een enorme longlist of gaat het nauwelijks lukken om iets te vinden? Dan zou je het natuurlijk ook buiten de stad kunnen zoeken, zolang alle partijen het daar tenminste mee eens zijn.
Hieronder kijken we gericht naar alle voorwaarden waar een geschikte vergaderlocatie aan moet voldoen. Laat je hierdoor leiden en vind de ideale plek!
Omgeving
Een vergadering moet plaatsvinden op een plek waar je wilt zijn. Dat betekent dat je niet voor een grijze, grauwe en sfeerloze massa kiest. Dat biedt geen enkel perspectief voor de sfeer van de vergadering zelf, laat staan de gemoedstoestand van alle deelnemers. Jouzelf inbegrepen. Daarentegen mag het interieur ook weer niet afleiden. Net als wat er zich buiten bevindt, natuurlijk. Tenminste, we gaan er hier even vanuit dat er natuurlijk licht naar binnen valt door daadwerkelijke vensters! Dat komt de sfeer in de ruimte wel ten goede.
Ruimte
Ja, over ruimte gesproken! maar dan niet zozeer over oppervlak maar bewegingsvrijheid. Want je wilt natuurlijk niet met iedereen op een kluitje zitten. Op een manier dat, wanneer je ook maar een beetje met je elleboog beweegt, je degene naast je een blauw oog bezorgt.
Oké, dat is wat overdreven, maar je begrijpt wat we bedoelen. Zeker wanneer er laptops, papieren en pennen en de mogelijkheid om hiermee te werken bij komen kijken, moet er voldoende gelegenheid voor zijn. Zorg dan ook voor een zaal en meubilair dat dit mogelijk maakt.
Bereikbaarheid
Wat heb je aan een vergaderplek die niemand kan vinden? Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de locatie en ook hoe hij of zij die moet bereiken. Dat betekent ook dat er voldoende parkeerplek aanwezig moet zijn, evenals één of meerdere bus- en tramhaltes in de buurt voor hen die van het openbaar vervoer gebruik maken. Misschien wel een treinstation! Deel desnoods een routebeschrijving uit, zodat je de kans aanzienlijk verkleint dat er mensen zullen verdwalen.
Faciliteiten
Waar veel vergaderingen gewoon gesprekken over en weer zijn die moeten worden genotuleerd, kan er soms ook een punt duidelijk moeten worden gemaakt met behulp van specifieke apparatuur. Bijvoorbeeld beamers, die dan meestal op een laptop aangesloten zijn. Dan heb je uiteraard ook een projectiescherm nodig. En wat dacht je van een microfoon en speakers? Zeker handig voor de grotere zalen! Sommige van deze zaken kun je misschien zelf meenemen. Maar om onnodig gesjouw te voorkomen, kun je natuurlijk ook de vergaderplek erop uitkiezen waar deze technische snufjes allemaal aanwezig zijn.
Catering
Het vervelende van een vergadering kan zijn dat die enorm lang gaat duren. Zeker wanneer twee of meer verschillende partijen allemaal iets anders willen. Op een gegeven moment is de rek er wel uit en moet er dringend gepauzeerd worden. Dat geldt ook wanneer er wél vorderingen worden gemaakt. Je wilt toch dat iedereen vrolijk en energiek blijft! Of in ieder geval gedreven om het volgende hoofdstuk van de vergadering aan te snijden. Kijk of de locatie zelf catering biedt of dat je die eigenhandig moet regelen.
