Althans, je wilt er alles aan gedaan hebben om zeker te zijn dat je niet voor niets zo’n samenkomst hebt ingepland. Waar ligt dat allemaal aan?
Het succes van een vergadering – of het gebrek daaraan – hangt samen met een heleboel verschillende factoren. Zo moet de ruimte waar jullie samenkomen de juiste uitstraling hebben. Creëer hiermee een gevoel van saamhorigheid. Je weet wel, iets dat je niet zo gauw tegenkomt in de beroemdste vergaderruimte van Den Haag, de Tweede Kamer. Maar dat ligt hem toch echt aan het feit dat daar teveel mensen met veel te uiteenlopende standpunten hun verhaal komen doen.
Dat ten spijt, je moet wel toegeven dat er aan de indeling van die zaal gedacht is. Ook daar zul je rekening mee moeten houden bij het vinden en/of (her)arrangeren van de locatie van jullie keuze.
En wat gaan jullie kiezen? Kortom, waar moet een geschikte vergaderlocatie zoal aan voldoen?
Omgeving
Die mag je absoluut niet onderschatten. De omgeving waar jullie je in bevinden moet namelijk inspirerend zijn. Daarmee vergroot je de kans op positieve resultaten aanzienlijk. Bovendien zijn hierbij alle aanwezigen gemotiveerd om hun inbreng daadwerkelijk met de groep te delen!
Er moeten wel wat kanttekeningen aan het interieur worden gesteld. Zo dient dit wel levendig te zijn maar ook weer niet te druk, anders wekt je omgeving te veel afleiding op. Maar ook de plek waar het gebouw staat is belangrijk. Zo werkt natuurlijk licht de nodige productiviteit in de hand. En wanneer je ook nog eens een aantrekkelijk uitzicht hebt, starend door het raam waardoor dit licht naar binnen valt, dan zit je wel heel erg comfortabel!
Ruimte
Uiteraard wil je wel een zaal huren waarvan je zeker weet dat er genoeg plek is voor iedereen. En dan hebben we het niet alleen over het aantal stoelen. Nee, er moet ook voldoende ruimte zijn tussen alle deelnemers. Anders wordt het ellebogenwerk! Dat wekt natuurlijk alleen maar irritaties op en die wil je te allen tijde vermijden. Zeker tijdens een vergadering.
Bereikbaarheid
Ongeacht waar alle deelnemende partijen vandaan moeten komen, wil je er wel zeker van zijn dat iedereen de gekozen locatie gemakkelijk kan vinden. En zodra ze weten waar die is, hoor je ie ook moeiteloos te kunnen bereiken! Kies daarom bij voorkeur niet iets dat volledig verborgen ligt en ook goed te bereizen is met het openbaar vervoer. En vergeet de parkeerplek voor hen die met hun eigen voertuig komen niet!
Faciliteiten
Het liefste is alle benodigde apparatuur op de locatie aanwezig. Denk aan laptops, beamers, speakers, microfoons en projectieschermen voor zover die nodig zijn. En een eventueel spreekgestoelte.
Catering
Gaan jullie een lange vergadering tegemoet? Dan wil je natuurlijk wel dat daar voldoende koffie, thee, vruchtensap, water en allerlei lekkernijen aanwezig zijn om jullie scherp te houden! Wellicht kan de catering door het personeel van de locatie zelf worden geregeld of van buitenaf besteld. Zolang er maar iets staat!
